Après avoir recruté le candidat idéal, voici venu le temps des démarches administratives, qui tendent à se simplifier, notamment grâce à la Déclaration Unique d’Embauche.
La Déclaration Unique d’Embauche
La Déclaration Unique d’Embauche (DUE) a été mise en place par le décret du 1er avril 1998, et simplifie les démarches que les patrons doivent effectuer lors de l’embauche d’un nouveau salarié. En effet, la DUE regroupe 7 obligations, à savoir :
- La Déclaration Préalable A l’Embauche (DPAE),
- La déclaration de première embauche dans l’entreprise,
- La demande d’immatriculation du salarié à la Sécurité Sociale,
- L’affiliation au régime d’assurance-chômage,
- L’adhésion à un centre de la médecine du travail,
- La déclaration d’embauche du salarié auprès du service de santé au travail en vue de la visite médicale obligatoire,
- La liste des salariés embauchés pour le pré-établissement de la Déclaration Annuelle des Données Sociales (DADS).
La DUE doit être envoyée à l’Urssaf au maximum 8 jours avant l’arrivée de l’employé dans l’entreprise et au plus tard la veille de son arrivée. C’est l’Urssaf qui ensuite transmettra les informations aux organismes concernés.
2. La visite médicale : à ne pas manquer !
La visite médicale : à ne pas manquer !
Le nouvel employé doit effectuer une visite médicale d’embauche auprès de son médecin du travail avant son embauche définitive. Pour les femmes enceintes, les salariés soumis à une surveillance médicale spéciale (par exemple ceux qui sont affectés à un poste à risques), les handicapés, les mineurs, les mères d’un enfant de moins de 2 ans, les salariés ayant migré plus de 18 mois et les salariés qui changent de type d’activité, cette visite est obligatoire avant l’entrée effective dans l’entreprise. Suite à cette visite, une fiche d’aptitude sera délivrée au salarié, et un exemplaire sera remis à l’employeur.
Un refus de se présenter à la visite médicale peut devenir une cause réelle de licenciement, voire une faute grave.
3. Les autres formalités
Les autres formalités
L’employeur est aussi tenu d’adresser à l’inspection du travail une déclaration effectuée lors de la 1ère embauche, par lettre recommandée avec accusé de réception. Cette formalité doit s’effectuer avant le commencement de travail, et précéder la création du contrat de travail, ou de la lettre d’embauche.
Enfin, l’employeur devra ouvrir un registre unique qui contiendra différentes informations sur ses employés (nom prénom, nationalité, numéro de sécurité sociale, empli, qualifications…) qu’il devra conserver 5 ans après le départ de l’employé.
Un certain nombre d’informations devront être affichées au sein de l’entreprise, notamment les coordonnées du médecin du travail, de l’inspecteur du travail, le règlement intérieur…
Pour plus d’informations sur l’embauche, consultez également Statut Juridique, Protection sociale, fiscalité et première embauche