Piste d’audit fiable : comment la mettre en place dans l’entreprise ?

La fraude fiscale est un risque qu’il ne faut jamais prendre. Même une simple erreur de facturation et un manque de traçabilité des factures peuvent conduire à cette menace. Les sanctions peuvent être sévères si on ne suit pas conformément la réglementation en matière de facturation. C’est pour cela que la piste d’audit fiable a été mise en place. Voici comment l’appliquer dans une entreprise.

Identifier les flux de facturation

La piste d’audit fiable est une démarche mise en place par la loi afin de prévenir les fraudes fiscales et assurer une bonne traçabilité des flux de facturation au sein d’une entreprise. Même si cela représente de lourd changement pour la plupart des entreprises, elles peuvent tout de même en tirer meilleur parti. Il s’agit généralement d’une méthode efficace pour bien gérer les flux de facturation et ainsi assurer le traitement de celle-ci dans toutes les branches d’activités de l’entreprise. Même si cette tâche appartient à l’administration ou aux ressources humaines, toute l’équipe doit être mobilisée pour être conforme à la loi.

Pour la mettre en place, la première étape consiste à faire un état de lieux des flux de facturation. Notons que les factures concernent les formats papiers, les factures émises et les factures reçues. Il est donc utile de les identifier et de rédiger une PAF, faire une liste de chaque processus de traitement pour toutes les factures.

Cartographier les flux de facturation

Pour appliquer la piste d’audit fiable au sein d’une structure, il est utile de cartographier les flux de facturation après les avoir identifiés et classés. Il est aussi important de cartographier les systèmes de contrôle afin de donner une bonne précision de tous les processus de facturation de la société.

Cette étape permet d’identifier tous les intervenants qui ont contribué dans ce processus et qui sont intervenus sur chaque facture. Par exemple : les factures clients et les factures fournisseurs. Il faudrait aussi connaître l’opération ainsi que les procédures de contrôle des factures.

La piste d’audit fiable doit fournir plusieurs informations sur l’organisation, les traitements et les responsabilités mais aussi sur les systèmes de gestion impliqués dans le processus. Cartographier chaque flux de facturation est indispensable si on veut réussir à mettre en place la piste d’audit fiable.

La documentation

C’est l’étape la plus longue et la plus complexe en piste d’audit fiable. Elle consiste à faire rédiger la documentation en démontrant à l’administration fiscale la véracité et la conformité de son piste d’audit fiable. La rédaction est importante pour prouver l’authenticité des factures, leur intégrité et leur lisibilité.

La documentation sera transmise à l’administration fiscale. Cette dernière va ensuite vérifier toutes les opérations en rapport avec la transaction et le contrôle de toutes les pièces justificatives. Il peut s’agir de bons de commandes, de factures, de bons de livraison, de devis ou même de justificatifs de paiement. Chaque pièce comptable est prise en compte pour permettre un archivage méthodique et rigoureux. Comme il s’agit d’une contrainte complexe pour les entreprises, on peut aussi faire une dématérialisation comptable.