Mettre en place une stratégie d’achat efficace

Parmi les principaux enjeux que les entreprises connaissent actuellement, l’optimisation de la fonction achat occupe aujourd’hui une place centrale. Mettre en place une stratégie d’achats efficace fait partie des axes d’amélioration les plus pertinents pour sa croissance. Elles ont pour but de mener une entreprise vers de meilleurs résultats globaux.

Comment optimiser ses processus achat ?

L’optimisation des processus d’approvisionnement d’une entreprise requiert avant tout la définition d’une stratégie d’achat appliquée à l’ensemble des départements. Cette stratégie déterminée et supervisée par le service achat de l’entreprise impliquera certaines mesures d’amélioration, dans le but de rentabiliser la production et de générer plus de profit. Ces objectifs peuvent être atteints notamment grâce à trois leviers d’importance majeure :

• La dématérialisation des processus achat :

Des achats dispersés via différents services mènent à des dépenses superflues, à une mauvaise visibilité globale et à des pertes financières importantes. La dématérialisation des processus d’approvisionnement via l’utilisation de logiciels d’e-procurement et du système P2P (Purchase to Pay) permet de centraliser les achats et de reprendre la main sur l’ensemble des dépenses.

• Le choix réfléchi des fournisseurs :

Traiter avec un grand nombre de fournisseurs est source de confusion, de mauvaise visibilité et empêche de pouvoir négocier des prix intéressants. Rationaliser son portefeuille fournisseurs est une étape incontournable de l’optimisation des processus achats. Elle permet d’obtenir de meilleurs prix, d’améliorer les relations client-fournisseurs et de réduire les délais.

• L’automatisation des processus :

Le traitement manuel des bons de commande, des bons de livraison, des factures et autres documents liés à l’approvisionnement génère énormément de coûts ; le coût de la main-d’œuvre mais aussi le prix du temps passé sur chacune de ces opérations. L’automatisation de tous ces process, notamment via l’adoption de systèmes d’échanges EDI, est un excellent moyen d’optimiser sa stratégie d’achats.

Les achats indirects : un enjeu particulier

Parmi tous les achats qu’effectue une entreprise, on en distingue deux catégories principales :

• Les achats de production,
• Et les achats indirects (ou hors-production).

Ces derniers concernent tous les biens et services nécessaires au bon fonctionnement de l’entreprise, mais restant en dehors de sa chaîne de production. Les achats indirects regroupent donc un grand nombre de produits différents, des prestations intellectuelles aux frais de déplacement en passant par les fournitures de bureau et les services de maintenance. Gérer correctement ces dépenses requiert des efforts supplémentaires de la part du service achat.

Les achats indirects ont tendance à être beaucoup moins bien contrôlés que les achats de production, car ils sont de nature très différente et sont très éparpillés. Ils représentent pourtant un enjeu de taille pour l’entreprise car dissimulent d’importants coûts cachés. Savoir reprendre le contrôle sur ces achats hors-production fait partie des grands enjeux des entreprises pour augmenter leurs marges et ainsi améliorer leurs performances globales.

La centralisation de ces dépenses via l’adoption de solutions d’approvisionnement digital fait partie des axes d’amélioration principaux pour mieux gérer ses achats indirects. On estime que la mise en place d’outils e-procurement peut mener jusqu’à 50 % d’économies sur les achats indirects d’une entreprise.