Dans l’entreprise, de plus en plus de documents et procédures sont dématérialisées. DRH et salariés sont-ils favorables à une dématérialisation des bulletins de paies ? Une enquête d’OpinionWay étudie la question.
Le succès du site Net-entreprises.fr le confirme : la dématérialisation intéresse véritablement les entreprises. Pour certains documents comme le bulletin de paie des salariés, la dématérialisation impose à l’entreprise de « prendre toutes les précautions utiles pour préserver la sécurité des données, et empêcher qu’elles soient déformées, endommagées, ou que des tiers non autorisés y aient accès » (article 34 de la loi « Informatique et Libertés » du 6 janvier 1978). Une responsabilité qui ralenti probablement l’adoption du format numérique dans les entreprises pour ce type de document.
Une étude réalisée par OpinionWay sur le sujet permet d’en savoir plus sur l’avis des DRH sur la question. Elle permet également d’en savoir plus sur l’intérêt des salariés pour le format électronique de leur bulletin de paie car la dématérialisation de ce document reste soumise à leur accord.
2. L’avis des directeurs des ressources humaines
Les directeurs des ressources humaines et les directeurs administratif et financier (DRH/DAF) interrogés dans le cadre de l’étude auraient plutôt tendance à plébisciter le format numérique.
Sans surprise, 63% considèrent qu’il s’agit de la solution qui offre le plus de facilité pour partager un document avec différents interlocuteurs (7% préfèrent le format papier, 15% n’ont pas de préférence entre les deux formats).
En termes de facilité d’archivage, 44% des DRH/DAF préfèrent la solution électronique à la solution papier. 11% déclarent préférer le format papier et 13% n’affichent aucune préférence.
Concernant la sécurité de l’archivage, les DRH/DAF sont encore plus convaincus : 61% se prononcent en faveur du bulletin de paie électronique contre 8% pour sa version papier. Les indécis représentent près d’un quart d’entre eux (23%).
Pour la transmission du document en revanche, si les deux tiers des représentants des ressources humaines soulignent leur préférence pour l’électronique en matière de traçabilité, ils sont beaucoup plus partagés quant à la sécurité de transmission.
En effet, 41% choisiraient la version électronique du bulletin de paie pour la garantie de transmission du document qu’elle offre tandis que 45% d’entres eux choisiraient le bulletin papier pour les mêmes raisons. 10% n’auraient aucune préférence pour l’un ou l’autre des formats.
3. L’avis des salariés
79% des DRH/DAF disent vouloir recommander une solution d’envoi des bulletins de paies au format électronique à leur entreprise. Parmi les 21% n’envisageant pas la question, pratiquement les deux tiers invoquent la crainte d’un refus des salariés (le risque de profonds changements de leurs systèmes d’information n’inquiète que 4% d’entre eux).
Pratiquement la moitié des salariés interrogés : 48%, indiquent qu’ils accepteraient de recevoir leur bulletin de paie sous une forme électronique et de les faire conserver dans un coffre fort électronique. 29% indiquent qu’ils refuseraient certainement ou probablement, tandis que 23% ne savent pas comment ils réagiraient.
Les salariés sont plus convaincus des garanties de transmission du document dans sa version papier que sous sa forme électronique : 42% pour le bulletin physique contre 26% pour le bulletin dématérialisé. 21% disent n’avoir aucune préférence entre l’une ou l’autre des solutions.
Si deux fois plus de salariés disent préférer la version électronique du document pour sa facilité d’archivage : 35% contre 17% pour le bulletin papier, les avis restent partager concernant la sécurité de l’archivage. La forme dématérialisée aurait les faveurs de 30% des salariés et la version papier de 34% d’entre eux, 20% n’arrivant pas à se décider plutôt pour l’une ou plutôt pour l’autre des deux options.