BTP comment bien choisir votre logiciel de devis gratuit ?

En tant que professionnel du bâtiment, vous êtes souvent amené à naviguer de chantier en chantier. Pour obtenir des résultats performants, vous devrez faire preuve d’efficacité et être le plus productif possible, ce qui requiert une grande concentration sur votre cœur de métier. À cet effet, un logiciel de devis BTP vous sera d’une grande utilité pour vos missions au quotidien.

Ce logiciel vous simplifie les démarches administratives et vous procure de nombreux avantages. Cependant, il est souvent difficile de faire son choix vu les nombreuses solutions. Comment faire pour choisir le meilleur logiciel de devis BTP gratuit ?

Faites l’état de vos besoins avant de rechercher un logiciel de devis BTP

Pour choisir le meilleur logiciel devis BTP gratuit, vous devez avant tout définir vos besoins. C’est grâce à cela que vous pourrez trouver la solution la plus conforme à votre situation et à vos attentes. Les besoins varient d’une entreprise à une autre, suivant plusieurs facteurs. Il s’agit notamment de la taille de l’entreprise, du budget, du nombre d’utilisateurs, des fonctionnalités dont vous avez besoin…

Nous vous conseillons de bien évaluer vos attentes afin de savoir quel logiciel de devis et factures gratuit choisir pour votre entreprise de BTP.

Le choix du logiciel de devis BTP : vérifiez l’ergonomie et la prise en main

L’ergonomie et la prise en main sont des points essentiels que vous devez aussi prendre en compte au moment de faire votre choix. On sait que les logiciels de devis et factures BTP gratuits sont nombreux, mais offrent-ils le même niveau d’ergonomie ?

La complexité d’utilisation constitue souvent un frein à l’utilisation d’un logiciel de bâtiment. Elle entraîne une énorme perte de temps pouvant impacter sur la productivité. Une bonne prise en main est donc essentielle pour vous assurer de bonnes conditions de travail.

Le logiciel de facturation BTP doit être intuitif et clair avec une navigation fluide. Vous devez être à l’aise quand vous l’utilisez et retrouver facilement les rubriques dont vous avez besoin. Afin d’avoir une idée de l’utilisation, profitez des démos d’utilisation proposées par les éditeurs.

N’oubliez pas de recueillir l’avis des futurs utilisateurs, c’est-à-dire vos collaborateurs. Cela vous permettra d’obtenir un outil intuitif pour tous.

Renseignez-vous sur les fonctionnalités proposées par le logiciel

Le secteur du bâtiment comporte de nombreuses spécificités qu’il convient prendre en compte. Il est donc évident qu’une entreprise BTP n’a pas les mêmes besoins en termes de facturation qu’une boutique de mode en ligne. Par conséquent, il est impératif de choisir un logiciel de facturation entièrement adapté à votre métier.

Un bon logiciel devis facture bâtiment doit disposer de certaines fonctionnalités classiques et indispensables. Ce sont des fonctions telles que :

• la création et l’édition de devis et factures,
• la conversion de devis en facture,
• la gestion des taux de TVA,
• la gestion des acomptes,
• la personnalisation des devis et des factures (logo, couleurs de l’entreprise…),
• l’export comptable vers un logiciel dédié,
• l’accès à un tableau de bord avec des données relatives à votre chiffre d’affaires, vos revenus…,
• la génération de la signature sur les factures et devis,
• la création et l’importation de bibliothèques d’ouvrages BTP, de main-d’œuvre et fournitures,
• le suivi de chantier et la centralisation des données des clients,
• l’auto liquidation de TVA,
• le suivi des paiements fournisseurs.

Choisir un logiciel de devis-facture bâtiment intégrant une bibliothèque vous permettra de gagner du temps au moment de chiffrer vos devis. En parallèle, il existe d’autres options envisageables qui peuvent varier selon la solution choisie. D’autre part, vous trouverez également des logiciels tout-en-un qui vous proposent aussi des options de comptabilité, de ressources humaines, de gestion des stocks…

Assurez-vous de l’accessibilité du logiciel de devis

Au moment de choisir un logiciel de facturation BTP, il faudra aussi tenir compte de vos préférences d’usage et de celles des futurs utilisateurs. À ce niveau, vous avez le choix entre deux options.

Il y a d’abord l’installation du logiciel sur ordinateur. Dans ce cas, la solution devra être téléchargée suite à l’achat d’une licence. Il existe en ce sens de nombreuses solutions pour Windows, Mac, etc. Prenez le soin de vérifier la compatibilité avant de faire votre choix.

On distingue également le logiciel devis-facture BTP en ligne qui est installé dans le cloud. Il s’agit d’un outil en mode SaaS qui ne requiert aucune installation au préalable et qui convient à tous types d’ordinateurs. Vous aurez juste besoin d’une connexion internet pour l’utiliser.

Il faut dire qu’en termes de mobilité, le logiciel de devis facture en ligne est la meilleure solution. Etant donné que tout se déroule au niveau d’une interface dématérialisée, vous pourrez l’utiliser sur tous les types de supports numériques. La solution est accessible depuis un ordinateur, une tablette, un smartphone, un PC ou Mac, quel que soit l’endroit où vous vous trouvez. Cela vous permet de travailler n’importe quand et n’importe où, même lorsque vous êtes en déplacement.

Intéressez-vous aux supports et services client du logiciel

Pour utiliser votre logiciel de bâtiment dans les meilleures conditions, vous devez avoir à disposition un support technique à votre service. Certaines solutions apportent un soin particulier à assurer aux utilisateurs un support technique efficace et performant. Celui-ci doit également être réactif aux demandes et aux réclamations des utilisateurs. Optez pour un outil accompagné d’un support technique illimité et gratuit. Il peut s’agir d’un support téléphonique, d’un support par chat, d’un support par mail, etc. L’idée est d’avoir à portée de main une équipe technique compétente et réactive qui saura répondre à toutes les questions liées au logiciel de devis et facture BTP.

Il faut s’assurer que le support soit facilement accessible et qu’il y ait plusieurs options de contact mises à disposition. D’ailleurs, certains logiciels de bâtiment sont dotés d’un système de chat embarqué grâce auquel les artisans BTP peuvent contacter le service d’assistance à tout moment. De ce fait, vous pourrez recevoir une réponse à votre demande en moins de 5 minutes.

Le support technique n’est pas proposé par tous les outils sur le marché. Certains d’entre eux proposent un support totalement payant tandis que d’autres l’incluent de manière gratuite. Vérifiez l’ensemble des modalités avant de faire votre choix.

Informez-vous sur l’évolutivité du logiciel de devis

Vous n’êtes pas sans savoir que les entreprises gravitent dans un environnement évolutif. Cette évolution est marquée par des nouvelles mentions obligatoires, des mises à jour informatiques, des réglementations nouvelles… Face à cela, il est nécessaire de choisir un outil de facturation bâtiment qui est également évolutif. Le logiciel en question doit avoir la capacité de s’adapter aux technologies futures, mais aussi aux différentes contraintes réglementaires.

Vérifiez la disponibilité de formations

Les formations à l’utilisation du logiciel sont la plupart du temps négligées. Et pourtant, elles constituent un indicateur sûr de la fiabilité de l’entreprise qui propose la solution de facturation. D’autre part, c’est un moyen qui permet aux collaborateurs d’améliorer considérablement leur efficacité. Si vous jugez qu’une formation est nécessaire pour faciliter la prise en main du logiciel, alors prenez le soin de vérifier qu’elle est proposée par l’éditeur.

La conformité : un critère important à ne pas négliger

Depuis janvier 2018, l’ensemble des logiciels de commerce, de facturation et d’encaissement doivent se soumettre à la loi antifraude et conformité. Le but est de lutter contre les fraudes à la TVA, mais aussi d’assurer un haut niveau de sécurité aux utilisateurs. La loi antifraude est aussi un moyen de garantir l’archivage ainsi que la préservation des données issues du logiciel de devis et facturation bâtiment.

Vous devez naturellement choisir un outil compatible et conforme aux normes. La plupart des éditeurs tiennent compte des exigences légales. Cependant, nous vous conseillons de faire preuve de vigilance et de faire toutes les vérifications nécessaires.

Demandez des conseils à d’autres entreprises

Il est aussi possible d’interroger votre réseau pour connaître les logiciels de devis bâtiment gratuits utilisés. Ce sera aussi le moment de leur demander s’ils en sont satisfaits. N’hésitez pas à noter les noms des logiciels qui reviennent le plus souvent afin de faire un tri.

Faites un test du logiciel de devis avant de vous décider

Le dernier conseil que nous vous donnons, c’est de faire des tests avant de faire votre choix. Il existe des éditeurs qui proposent des démos ou des périodes d’essai. Cela vous permettra d’avoir un clair aperçu sur le fonctionnement du logiciel et de juger par vous-même le niveau de performance.

Le test vous aide à faire un choix adapté et à éviter les regrets. Si ce test n’est pas possible, alors demandez une démonstration de l’outil pour en savoir plus. Prenez le temps d’établir une liste de fonctionnalités avec les critères de choix essentiels. Grâce à cela, vous pourrez évaluer les fonctionnalités et faire le meilleur choix de logiciel de devis et facture BTP.

Choisir un logiciel de devis et facture bâtiment n’est pas chose facile. Toutefois, cela n’est pas une mission impossible. Il vous suffit simplement de garder en tête les critères essentiels à prendre en considération. N’oubliez pas de prendre en compte l’avis des autres collaborateurs qui devront aussi utiliser l’outil.